organizatie-matrice

Managementul într-o organizație matrice

Cercetarea Gallup „State of the American Workplace” din 2013 ne arată că 84% din angajații americani din companii sunt „matricizați” într-o oarecare măsură. Tot din acel studiu, putem observa că o structură matriceală a organizației poate fi extrem de bună pentru a concentra angajații pe o misiune, viziune și scop. Totodată, aceste organizații tind să aibă un grad ridicat de angajament, angajații fiind mult mai captivați de sarcinile pe care le au de făcut în comparație cu organizațiile nematriciale. 

De unde a pornit această formă de organizare relativ nouă? Ce înseamnă o organizație matrice? Care sunt argumentele pro și contra în implementarea acesteia? Ce exemplu de companie de succes vă putem aduce care are o astfel de structură organizațională? Și ce sfaturi vă putem da noi, cei de la RoCoach, în managementul unei organizații matrice? 

Dacă v-am intrigat, toate răspunsurile le găsiți în textul ce urmează. 

„Să începem cu începutul” 

Pentru a înțelege ce înseamnă un management de matrice trebuie să „începem cu începutul”. În prezent, multe organizații încă folosesc managementul tradițional de funcționare. Acesta presupune ca fiecare angajat să raporteze activitatea sa unei alte persoane superioare ierarhic (spre exemplu, un angajat IT raportează managerului din departamentul IT). Acest tip de funcționare a organizațiilor fiind unul dintre cele mai răspândite, a fost și unul dintre cele mai cercetate și analizate de experții din domeniu. 

În urma nenumăratelor studii, s-au constatat un șir de zone problematice în structurile ierarhice tradiționale. Printre acestea se numără posibilitatea de a afecta productivitatea și fluxul de informații, deoarece fiecare angajat răspunde doar față de o singură persoană. Totodată, în structura bazată pe o schemă unidimensională (adică o persoană – un șef), informațiile sunt restricționate și cooperarea între angajați și alte departamente este foarte slab sau deloc prezentă. S-a demonstrat că problemele acestei forme de organizare se accentuează și pe măsură ce organizațiile devin mai specializate și necesită angajați cu domenii de expertiză specifice. Astfel, s-a simțit nevoia de o structură organizațională care să răspundă cât mai eficient problemelor, programelor și proiectelor complexe, mai ales când resursele sunt limitate. Necesitatea de a putea performa și de a valorifica potențialul membrilor unei organizații a devenit una pregnantă și astfel a apărut structura de matrice.

Ce înseamnă structura de matrice în organizații?

O structură matrice este implementată preponderent în organizațiile de business. Angajații din astfel de organizații trebuie să raporteze activitatea sa nu doar într-o direcție, dar în două. Ce presupune asta? Sarcinile pe care le efectuează angajații sunt raportate la doi manageri: cel de produs și cel funcțional. Cu alte cuvinte, există o ierarhie hibridă. Nu este vorba doar de relația angajat – manager pe o linie verticală cum se întâmplă în ierarhiile tradiționale, dar și pe o linie orizontală. În forma sa cea mai simplă, o configurație matricială poate fi cunoscută ca o echipă de lucru multifuncțională, care reunește persoane care raportează la diferite părți ale companiei pentru a finaliza un anumit proiect sau sarcină. Forma organizațională matricială poate varia de la una în care managerul de proiect deține o poziție managerială foarte puternică la una în care joacă doar un rol de coordonare. După cum v-ați dat seama, managerul de proiect (sau de produs) și managerul funcțional au sarcini diferite în coordonarea echipelor sale, astfel coagulându-se mai multe filtre prin care trece activitatea echipei. Fiecare manager are un set de întrebări care au legătură cu proiectele pe care le coordonează și la care trebuie să răspundă, astfel conturându-s responsabilitățile fiecăruia.

Responsabilitățile managerului de proiect: 

  • Ce e de făcut?
  • Când se va îndeplini sarcina?
  • De ce va fi îndeplinită sarcina?
  • Câți bani sunt disponibili pentru îndeplinirea sarcinii?
  • Cât de bine a fost realizat proiectul total?

Responsabilitățile managerului funcțional: 

  • Cum se va îndeplini sarcina?
  • Unde va fi îndeplinită sarcina?
  • Cine va face sarcina?
  • Cât de bine a fost integrat input-ul funcțional în proiect?

După cum observați, task-urile managerilor menționați mai sus sunt bine delimitate, astfel se evidențiază o eficiență mai ridicată în răspunsurile problemelor. Anume acest aspect a fost unul dintre cele mai importante în implementarea unui management mai complex. Dacă s-ar ocupa doar o singură persoană în coordonarea unui departament și ar avea responsabilitatea de a răspunde tuturor acestor întrebări, calitatea răspunsului și soluțiile pe care le-ar propune ar fi de o calitate mai slabă. Mai mult, angajații sunt puși în situația de a colabora și de a face schimb de informații atunci când întâlnesc probleme care îi depășesc. Ei sunt încurajați să ceară informații și date de la alți colegi pentru a soluționa o problemă din sarcina pe care trebuie să o finalizeze. Ei sunt responsabili atât de partea funcțională a proiectului care ajută la dezvoltarea abilităților, prioritizare și revizuirea muncii, cât și la partea de produse care oferă directivele necesare cu privire la ofertele de produse ale companiei.  

Cu alte cuvinte, cu cât ești mai aproape de problemă cu atât o poți înțelege și soluționa mai bine.

Care sunt avantajele organizațiilor matrice?

Structura matriceală este în mare măsură utilizată în organizațiile mari și care au linii de producție diverse. Pentru a ține pasul cu cerințele de pe piață din diferite zone de activitate, această structură permite ca erorile posibile să fie minime. Acest lucru se întâmplă prin prioritizarea următoarelor aspecte de management: 

  • Schimbul de informații – acesta are loc atât pe linie verticală cât și pe orizontală asigurând un flux al ideilor constructive permanent. Datorită faptului că oamenii din diferite departamente cooperează atât de strâns, se remarcă dorința comună de a atinge obiectivele comune. Altfel spus, o organizație de tip matrice este ca un web de informații în care oamenii fac schimb de date tehnice, de marketing, de idei de produse, de informații financiare pentru a putea lua cele mai bune decizii. 
  • Motivație ridicată – această este o consecință a unei comunicări eficiente care constă în împărtășirea liberă a ideilor și cunoștințelor. Totodată, motivația îmbunătățită rezultă din luarea deciziilor în cadrul grupurilor, ele fiind luate în mod democratic și cu o implicare crescută din partea angajaților, ei deținând cunoștințe specializate. Existând acest aspect al participării active a angajaților în luarea deciziilor, angajamentul și responsabilitatea lor față de sarcinile pe care trebuie să le efectueze va crește.
  • Utilizarea eficientă a resurselor – Existând flexibilitate în organizațiile matrice, departamentele colaborează și problemele se pot rezolva mai repede. Spre exemplu, dacă într-un departament de marketing a apărut o problemă legată de buget/finanțe, persoana din departamentul de finanțe se poate muta în departamentul de marketing pentru a putea rezolva problema. Astfel, o strategie de marketing poate fi construită mult mai rapid. 
  • Obiectivele proiectelor sunt clare – și acest aspect este un efect direct al comunicării eficiente. Ce presupune acest fapt? Este vorba despre promovarea de către lideri în mod proactiv a reciprocității, a încrederii și a cooperării atunci când apar anumite probleme. Într-o matrice bine pusă la punct, angajații iau în serios opiniile celorlalți colegi și se respectă reciproc atunci când se iau decizii. Aici apare și claritatea obiectivelor pe care angajații trebuie să le îndeplinească. 
  • Dezvoltarea abilităților de autogestionare – având acces la diferite informații, angajații pot lua decizii autonome care influențează input-ul în cadrul sarcinilor/ proiectelelor din care fac parte. Faptul că angajații trebuie să raporteze mai multor superiori, contribuie la faptul ca ei să acționeze autonom în anumite situații.

Dar, după cum știm cu toții, moneda are două părți! 

Astfel, și structurile matriciale pe lângă multe avantaje, au și un șir de provocări cu care se confruntă: 

  1. Angajații lucrează cu mai mulți șefi și uneori pot fi privilegiați anumiți manageri în defavoarea altora. 
  2. Resursele sunt trase în mai multe direcții, fapt care poate duce ambiguitate. 
  3. Multiplele linii de autoritate conduc la îndrumări și informații contradictorii. 
  4. Nu este ușor să evaluezi performanțele angajaților atunci când aceștia lucrează la diferite proiecte.
  5. Pe măsură ce sunt angajați mai mulți manageri, structura matriceală este mai scumpă decât cea tradițională.
  6. Există un conflict între managementul funcțional și cel de proiect: cel dintâi pune prioritate pe excelența tehnică făcând abstracție, uneori, de costuri, în timp ce cel de al doilea acordă mai multă importanță constrângerilor de cost și timp. 

Ce putem face pentru a construi versiunea optimă a unei organizații matrice?

Pentru a avea o idee despre cum putem gestiona o organizație de tip matrice, puterea exemplului ne vine în ajutor. La începutul anilor `70, managerii companiei General Electric (GE) percepeau din ce în ce mai mult „ziduri” care îi separau pe colegii lor și afectau în mod negativ colaborarea între echipe. La vremea aceea, întrebările angajaților, inițiativele și feedback-ul au fost descurajate aceasta fiind o caracteristică a managementului tradițional. Managerul executiv (din 1981 până în 2001) Jack Welch, a decis să atragă mai multă atenție la acest capitol și a decis să creeze locuri de muncă bazate pe colaborare, unde părerea tuturor este binevenită. Această decizie a fost luată prin prisma faptului că el a înțeles că cel mai mare avantaj pe care îl are compania sa sunt oamenii din cadrul acesteia. Pentru a beneficia de toate abilitățile angajaților trebuie să îi faci să participe la deciziile companiei. Activitatea GE a fost răspândită în mai multe țări, astfel complexitatea departamentelor sale creștea și necesitatea echilibrării intereselor conflictuale se accentua. Soluția pe care Jack Welch a considerat-o ca fiind cea mai bună a fost trecerea la o organizare matriceală a companiei. Un lucru esențial pentru această schimbare a fost concentrarea la nivel de companie a valorilor. Fieare angajat trebuia să fie: pasionat, curios, descurcăreț, responsabil, adaptabil pentru lucrul în echipă, deschis și cu multă energie. 

Până la plecarea sa în 2001, Welch a lucrat mult la creșterea fluxului de idei și a revoluționat conceptul de lucru în echipă între manageri și subordonați. El consideră că liderii de conducere din companii trebuie să: 

1. Dezvolte o viziune pentru afacere; 

2. Schimbe cultura pentru a atinge viziunea; 

3. Aplatizeze organizația; 

4. Elimine birocrația; 

5. Să împuternicească angajații; 

6. Crească calitatea și eficiența; 

7. Să elimine limitele; 

Lucrând la implementarea celor 7 factori menționați mai sus în interiorul General Electric, valoarea companiei pe piață a crescut de la aproximativ 14 miliarde de dolari în 1981, la mai mult de 410 miliarde de dolari la momentul retragerii sale! 

4 sfaturi marca RoCoach în managementul matricei de succes:

  • Doar prin cooperare între managerul funcțional și cel de proiect se va reduce conflictele și confuzia. 
  • Menținerea unui canal de comunicare deschis și accesibil pentru a comunica obiectivele unei companii angajaților, managerilor și directorilor va duce la o participare mai ridicată din partea tuturor în atingerea obiectivelor respective. 
  • Este important ca CEO să se asigure că există un echilibru de putere între managerii funcționali și de proiect pentru ca angajații să nu poate favoriza importanța unuia sau altuia și ca coflictele și interesele să nu dăuneze proceselor de decizie.  
  • Este esențial ca rolurile, responsabilitățile și misiunea fiecărui membru a unei organizații să fie clar explicate de la bun început.

Vrei să discutăm mai multe despre performanța echipei tale? Trimite-ne un mesaj pe https://coaching.ro/contact/ și hai să ne cunoaștem!

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

Scroll to Top