Conversațiile dificile: cum să le gestionezi

Cu toții am avut parte de experiențe negative cu astfel de conversații dificile în trecut. Poate că managerul tău direct te-a atacat în timpul unei discuții aprinse, sau un subaltern a început să plângă în timpul unui review de performanță. Sau poate un client ți-a închis telefonul. Ca rezultat, ai început să eviți astfel de discuții. Dar nu e astă răspunsul corect!

Soluția este să înveți cum să gestionezi conversațiile într-un mod care să genereze un rezultat mai bun: mai puțină durere pentru tine și mai puțină durere pentru persoana cu care comunici!

Citește mai departe câteva sfaturi despre cum poți să obții cel mai mult din aceste conversații dificile, în timp ce menții relația intactă.

Schimbă-ți modul de gândire

Dacă te vei pregăti pentru o conversație pe care o consideri “dificilă”, cel mai probabil te vei simți nervos și supărat înainte de a avea acea discuție. În schimb, încearcă să o cadrezi într-un mod pozitiv, mai puțin binar. De exemplu, nu oferi un feedback de performanță negativ, ci ai o discuție constructivă despre dezvoltare. Nu-i spui șefului tău NU, ci îi oferi o soluție alternativă.

Respiră

Cu cât ești mai calm și centrat, cu atât vei gestiona mai ușor o conversație dificilă. Manzoni, profesor în resurse umane și dezvoltare organizațională la INSEAD, recomandă să luăm pauze regulate în timpul zilei pentru a practica “respirația conștientă”. Asta te va ajuta să te reconcentrezi și să absorbi orice lovitură care vine în calea ta. Tehnica aceasta funcționează bine și pentru un moment. Dacă, de exemplu, un coleg vine la tine cu o problemă care poate duce la o conversație dificilă, scuză-te și ia o cană de cafea sau plimbă-te în birou și adună-ți gândurile.

Planifică dar nu-ți scrie un scenariu

Planificarea a ceea ce vrei să spui te poate ajuta dacă îți notezi ideile principale și punctele cheie înainte de o conversație dificilă. Dar scrierea unui întreg scenariu este o pierdere de vreme. Cel cu care discuți nu-și cunoaște “liniile de dialog”, așa că atunci când discuția se duce în afara scenariului, nu vei avea o mișcare înainte. Astfel, discuția va deveni artificială.

Strategia pe care o recomandăm este să fii flexibil în pregătirea discuției și să-ți notezi un repertoriu de posibile răspunsuri. Folosește un limbaj simplu, clar, direct și neutru.

Înțelege perspectiva celuilalt

Nu intra într-o conversație dificilă cu o atitudine unidirecțională. Întreabă-te “care este de fapt problema?” și „Ce crede cealaltă persoană că este problema?”. Dacă nu știi sigur care e perspectiva celuilalt, întreabă-l. Arată-i omologului tău că îți pasă. Exprimă-ți interesul în a înțelege cum se simte acea persoană și acordă-ți timp să procesezi tonul și cuvintele acestuia. De îndată ce înțelegi tonul și modul de exprimare, suprapune perspectiva ta cu perspectiva celuilalt și încearcă să găsești un numitor comun.

Arată compasiune 

Experiența ne arată că aceste tipuri de conversații de multe ori duc la deteriorarea relațiilor de muncă. Noi îți recomandăm să abordezi aceste discuții dificile cu grijă și empatie. Fii amabil și înțelegător. Poate nu este necesar să fie plăcut, dar poți transmite informația într-un mod curajos, onest și corect. Cel mai rău lucru pe care îl poți face este să ceri omologului tău să aibă simpatie pentru tine. Nu juca rolul victimei!

Încetinește și ascultă

Îți recomandăm să încetinești ritmul discuției. Încetinind cadența și luând pauze înainte de a răspunde celeilalte persoane îți va oferi ocazia să găsești cuvintele potrivite și să difuzi emoțiile negative ale omologului tău. Dacă asculți activ ce spune cealaltă persoană, este mult mai probabil să adresezi problemele corecte și conversația să se încheie cu bine. Fii sigur că acțiunile tale îți susțin cuvintele.

Citește aici despre cum să asculți activ:

Ascultarea activă ascunde soluții

Oferă ceva înapoi

Dacă te angajezi într-o discuție care pune cealaltă persoană într-un punct dificil sau le iei ceva, întreabă-te: ce pot să ofer înapoi? Dacă, de exemplu, concediezi o persoană cu care ai lucrat mult timp, îi poți spune că i-ai pregătit o recomandare. Dacă îi spui managerului tău că nu poți lua un anumit task, sugerează o alternativă viabilă. Fii constructiv. Nimeni nu dorește probleme. Vei ajuta, astfel cealaltă persoană să vadă o soluție și vei demonstra respect. 

Reflectă și învață 

Dupa o discuție dificilă, noi îți recomandăm să-ți acorzi un moment de reflecție asupra ce ați discutat și ce a mers bine și ce nu. Gândește-te de ce ai avut anumite reacții și ce ai fi putut să spui altfel.

Îți recomandăm să observi și cum alte persoane depășesc cu succes astfel de situații și să le studiezi tacticile. Gestionarea unei conversații dificile nu este doar o abilitate, este un act de curaj!

Principii de ținut minte

–        Acordă-ți timp pentru pauze în timpul zilei. Cu cât ești mai calm și mai centrat, cu atât vei gestiona conversațiile dificile atunci când apar.

–        Încetinește ritmul conversațiilor. Te va ajuta să-ți găsești cuvintele potrivite și va trimite omologului tău semnale că îl asculți.

–        Găsește moduri de a fi constructiv sugerând soluții sau alternative. 

Te afli în situații dificile și dorești să le depășesti cu succes? Trimite-ne un mesaj și programează-ți o discuție de explorare probono cu unul dintre coach-ii RoCoach aici: https://coaching.ro/coaching-de-criza/