Cum să treci cât mai eficient la munca de la distanță

Majoritatea companiilor cu care lucrăm în programele RoCoach ne cer, deja, ajutorul. Pentru că această criză globală se între-vede a fi mult mai serioasă decât cea de acum mai bine de o decadă. Și mai ales pentru că liderii acestor companii înțeleg valoarea imensă de a-și putea păstra managerii și specialiștii. Oamenii de încredere, adică.

De mai bine de o lună ne documentăm și discutăm despre cum să răspundem acestei urgențe. Prima idee, primul proiect a venit aproape de la sine: când sugeram “work from home”, nu ne învață nimeni cum să ne coordonam echipa în virtual. Sigur, ca români suntem geniali (nu, nu sunt ironic!) și imediat aflăm din Google ce se poate face. Ba chiar unii dintre noi ne apucăm să și implementăm, dacă găsim ceva ușor de implementat. Mai există o condiție: dacă procesele și procedurile interne ne permit asta!

Astăzi este despre a găsi soluții. În timpul acesta super-crizat, comprimat și fară orizont pozitiv, parcă ne vine să apelam la “soluții sigure”, fără prea multă reflecție în spate. Noroc că sunt unii care fac asta pentru noi! 😉

* * *

Așadar, dacă vrei să îți miști în continuare echipa în ritmul cel mai bun, îți propun în rândurile de mai jos o soluție de tip “operation system”. Adică un set de acțiuni care îți vor oferi claritate și flexibilitate, în orice tip de proiecte ai cu echipa ta.

Înainte de a începe, o precizare importanta: sistemul are nevoie să fie instalat cât se poate de rapid. Altfel nu vei avea timp de acele mici ajustări care fac diferența dintre “hai că merge” și “merge excelent!”

Buuun… să începem!

Prima condiție a sistemului de operare este să setezi responsabilitațile de bază la nivel de echipă în perioada de muncă de la distanță.

Adică leadership-ul echipei. Dacă nu ai experiență în așa ceva, sună un prieten care a condus echipe la distanță. Sau sună aici.

Diferențele de lucru sunt suficient de mari cât să ai nevoie de o delegare eficientă, pe competențe și experiență specifică de lucru din alte zone (nu de la birou!).

Întrebare ajutatoare 1: Cât timp petrece o echipă ne-experimentată în a lucra la distanță cu verificările de sunet și video?

Întrebare ajutatoare 2: De cate ori este nevoie să se repete ce s-a stabilit, ca să fie clar pentru toată lumea?

Întrebare ajutatoare 3: Cât timp vorbește liderul formal al echipei și cât timp toți ceilalți?

A doua condiție de implementat în noul sistem de operare este să documentezi toate răspunsurile rapide la întrebările cele mai presante care există în echipă.

Să creezi un fel de articol 0, clar și concis, usor de accesat și reaccesat pentru toată lumea. Mai ales când e vorba de lucru în sisteme diferite, în segmente de piață diferite, cu clienți și furnizori diferiți. Chiar dacă pare ceva prea simplu, vei vedea că în timp acest document va deveni “coloana vertebrală” a funcționării echipei la distanță.

Întrebare ajutatoare 1: Câte întrebari realmente importante pentru buna funcționare a echipei se pun în întâlnirile la distanță?

Intrebare ajutatoare 2: Cât de mult te bazezi pe faptul că oamenii tai își știu rolurile din perioada când lucrați împreună în același birou?

Întrebare ajutatoare 3: De câte ori mizezi pe același mod de a întelege prioritățile, de la toți membrii echipei tale?

Setarea numărul 3: crează un ciclu de comunicare formal și informal în echipă.

Un grup de conversație, o “cameră video” care rămâne deschisă mai tot timpul. Simulează situația în care oamenii sunt fizic aproape. Oferă-le un spatiu în care să interactioneze așa cum vor ei, chiar daca nu este vorba de sedințe formale. De ce? Păi simplu: majoritatea oamenilor care nu sunt obisnuiți cu video conferințele sau cu întâlnirile telefonice vor avea greutăți majore să își adapteze comunicarea. Faptul că modelezi asta într-un spațiu care nu are presiunea termenelor și proceselor ajută.

Întrebare ajutatoare 1: Câți din echipa ta sunt “muți” în video-conferinta și “vii” față în fațâ?

Întrebare ajutatoare 2: Care este codul de conduită general acceptat în întâlnirile virtuale ale echipei tale? Cine/cât vorbește, cum se pot intrerupe unii pe altii fără să fie nepoliticoși etc.

Întrebare ajutatoare 3: Ce fel de relații de comunicare primează în echipă? Formale sau informale? Empatice sau bazate pe impunere?

Foarte important, 4: redu la maximum posibil numarul de sisteme folosite ca unelte în munca echipei.

Adica nu te încurca singur în prea multe instrumente. Ai nevoie de o aplicatie video buna și de o platformă de texte/sarcini/proiecte ușor de folosit. Nimic mai mult.

Am întâlnit multe echipe care folosesc în paralel mai multe tipuri de unelte. Și care sunt constant încurcate între ele. Ba chiar cunosc mai mulți manageri care, în întâlnirile de echipă, încearcă să își conforteze colegii spunându-le să reziste frustrărilor generate de incompatibilitățile dintre sisteme. De parcă instrumentele nu-s facute să ne ajute, ci să ne încurce!

Întrebare ajutatoare 1: De cate ori s-au amânat întălnirile de echipă din cauza sistemelor disfuncționale?

Întrebare ajutatoare 2: Ce sistem/aplicatie aveți și este extrem de ușor de folosit?

Întrebare ajutatoare 3: Cine poate ajuta echipa să învețe rapid cum se folosesc câteva instrumente de lucru de la distanță? Ca sa o facă extrem de bine apoi?

…și nu în ultimul rand (ba chiar în primul!), setarea cea mai importantă: condu schimbarea culturală a echipei tale. Nu te amăgi că trecerea de la munca la birou la cea din afara biroului – de acasă, în cazul acestei perioade – este ca apăsarea unui buton. Ba dimpotrivă! Pentru buna funcționare a echipei tale este vital să îi implici pe toți membrii echipei.

Nimeni nu este lăsat deoparte. Toți pot contribui la succesul acestei tranziții. Evaluează în grup toate întâlnirile virtuale, în ultimele minute. Apoi revino și îmbunătătește-le. Crește gradul de participare.

În incheiere, aș vrea să îți spun un lucru aparent banal. Să gestionezi o echipă la distanțî este la fel ca și cu o echipă la birou. Singura diferență este că e nevoie de 200% mai multă încredere, de 120% mai multă comunicare și de o atitudine concentrată de sprijin și incluziune a oamenilor și a scopurilor lor.

Succes!

P.S. : despre abordările concrete ale coordonării eficiente de echipe de la distanță vom vorbi aici.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

Scroll to Top