La un moment dat, probabil vei avea nevoie de asistență sau resurse de la un alt departament din organizația în care lucrezi. Sau din contra, alte echipe se vor adresa ție sau echipei ta pentru a primi anumite informații, asistență sau aprobare.
Dar lucrul cu alte departamente nu este întotdeauna atât de simplu pe cât pare. Prioritățile și procesele lor pot intra în conflict cu cele ale echipei tale. Cei din alte departamente ar putea părea reticenți în a-și împărtăși cunoștințele sau expertiza. Sau este posibil ca nici măcar să nu știe alții că departamentul din care faci parte în general există, mai ales în organizațiile mari. Prin urmare, acest lucru poate duce la confuzie și frustrare din partea ambelor părți.
Cu toate acestea, simptomele silozurilor din organizații se manifestă mai degrabă din cauza unei comunicări slabe, neînțelegerilor sau lipsei de conștientizare, dar nu din cauza lipsei de dorință de cooperare.
Astfel, în acest articol ne propunem să evidențiem ce înseamnă mentalitate de siloz, de ce ar trebui evitată aceasta și cum putem distruge silozurilor din organizații.
Ce este mentalitatea de siloz?
Silozurile se formează atunci când oameni cu obiective similare au acces la resurse și adesea ei creează un departament de colaborare singular. Cu alte cuvinte, „mentalitatea silozului” se referă la departamente discrete care acumulează informații sau resurse în detrimentul altor departamente sau chiar în detrimentul organizației per ansamblu. Astfel, maximizarea productivității angajaților este una dificilă atâta timp cât silozurile sunt prezente în organizație. Mentalitatea de siloz care poate fi rezumată la „noi versus ei” duce la o concurență inutilă și încetinește ritmul de dezvoltare al organizației.
Companiile tind să aibă silozuri verticale și orizontale. Silozurile orizontale sunt cele care există în toată ierarhia între departamentele de la același nivel. Silozurile verticale sunt cele care există între managerii de nivel superior și angajații de nivel inferior din aceeași echipă. În aceste situații, comunicarea este limitată sau chiar pierdută.
Este ușor de observat cum silozurile pot deveni ineficiente. Cu toate acestea, majoritatea companiilor nici măcar nu realizează că ele există. Acest lucru se datorează faptului că silozurile sunt intangibile. Silozurile devin o parte a culturii companiei și existența lor este confirmată doar de ineficiența operațională. Ineficiența respectivă se manifestă prin următoarele:
- Întârzieri în obținerea rezultatelor
- Rivalitate între departamente
- Utilizarea ineficientă a resurselor
- Confuzie
- Bariere de comunicare
- Lipsa clarității în raport cu prioritățile
De ce ar trebui să eviți mentalitatea silozului?
Relațiile tale cu alte departamente nu afectează doar munca ta sau cea a echipei tale. Aceasta are impact asupra întregii organizații. Dacă departamentele colaborează eficient și înțeleg rolurile în atingerea obiectivelor organizației, apreciază contribuțiile fiecărui membru, atunci productivitatea și satisfacția angajaților crește. Lucrând împreună și împărtășind cele mai noi informații, sarcinile angajaților vor fi finalizate la timp și vor fi de o calitate înaltă. Mai mult, moralul va fi îmbunătățit, iar oamenii vor deveni mult mai deschiși în a oferi ajutor atunci când e nevoie.
În cele din urmă, relațiile interdepartamentale puternice pot construi organizații mai funcționale, mai profitabile și mai inovatoare, ceea ce aduce beneficii tuturor.
Cum să distrugi efectul de siloz la locul de muncă?
Un raport a constatat că 94% dintre lucrătorii de birou menționează colaborarea în echipă ca prioritate la locul de muncă. Acest lucru dovedește un lucru important: oamenii realizează că colaborarea este crucială pentru succesul organizațional. Însă, la nivel practic, noi cei de la RoCoach de-a lungul experienței noastre, deseori ne-am întâlnit cu probleme legate de comunicare și cooperare între departamente în diverse companii.
Prin urmare, scopul unei organizații ar trebui să fie distrugerea silozurilor și creșterea conexiunilor între echipe. Pot exista departamente specializate, dar nu ar trebui să cadă pradă „mentalității silozului” și să înceapă să restricționeze informațiile. Da, aceasta este partea dificilă care include eliminarea barierelor de comunicare, schimbarea proceselor și adăugarea de instrumente.
Iată șase metode care te vor ajută să diminuezi (cel puțin) efectul de siloz:
- Promovează o viziune care unește
Liderii trebuie să preia inițiativa în descompunerea silozurilor. Stabilește un scop și obiective comune care depășesc prioritățile din departamente, apoi întărește-le constant. Fă din colaborare o prioritate explicită și alimentează în permanență acest subiect de discuție.
- Recompensează colaborarea
Stabilește obiective de performanță care pot fi atinse doar de echipe multifuncționale și recompensează colaborarea. Cercetările confirmă faptul că organizațiile de înaltă performanță au de până 5,5 ori mai multe șanse decât cei cu performanțe slabe să stimuleze colaborarea. Prezentă persoane și echipe care transcend mentalitatea silozului, astfel vei reuși să motivezi și alte echipe să se orienteze în această direcție.
- Fă cunoștință
Ajută angajații să învețe despre funcțiile diferitor departamente și să înțeleagă rolurile individuale din cadrul acestora. Poți începe cu prezentarea celui care răspunde de un anumit departament, ulterior, poți prezenta persoanele care pot fi contactate în legătură cu diferite tipuri de întrebări.
- Consolidează încrederea și întărește relațiile
În primul rând, abordează conflictele existente care alimentează o mentalitate siloz. Apoi, îndepărtează orice ostilități viitoare. Poți implica oameni din afara silozurilor care ar efectua diferite activități sociale (de ex. organizare de prânzuri). De asemenea, poți construi relații virtuale puternice oferind lucrătorilor la distanță spații sociale unde pot interacționa online.
- Creează echipe multifuncționale
Echipele multifuncționale, temporare și permanente, pot descompune silozurile și au multiple avantaje pentru întreaga companie, de la o productivitate îmbunătățită la o mai bună aliniere.
- Furnizează instrumentele de colaborare potrivite
Când diferite departamente utilizează instrumente diferite sau dacă toată lumea are instrumente inadecvate, colaborarea suferă. La fel cum compania în care lucrezi are nevoie de locuri bune pentru muncă în echipă, la fel și departamentele au nevoie de soluții de colaborare digitală de înaltă calitate care să asigure fluxul de informație într-un mod eficient.
Concluzie
Silozurile au un scop pe termen foarte scurt. Ele ajută la îndeplinirea obiectivelor imediate ale echipei sau departamentului lor, dar pe termen lung, productivitatea generală și eficiența organizațiilor suferă, mai ales atunci când doresc să se extindă. Fluxul continuu și liber de informații aduce inovație, emoție și empatie. Un flux restrâns de creativitate sau informații într-un singur departament încetinește inovația și creșterea și ar trebui evitat cu orice preț. Pentru a afla know-how-ul și pentru a adopta cele mai bune metode care contribuie la diminuarea sau chiar distrugerea silozurilor din companie, lasă-ne un mesaj aici: www.coaching.ro/contact.
