planificare

Cum să-ți planifici eficient activitățile

„Dacă nu reușești să planifici, planifică să eșuezi!” Acesta ar fi motto-ul care ar îngloba importanța planificării într-o organizație. Crearea unei planificări echilibrate și organizarea activităților de lucru contribuie direct la maximizarea eficacității și la obținerea unei productivități sporite. Aceste aspecte interconectate formează pachetul „must have” pentru ca o organizație de business să poată ține piept lumii dinamice și concurenței agitate de pe piață. Inovarea, utilizarea optimă a resurselor, timpul eficientizat, motivația și productivitatea crescută, calitatea mai bună a deciziilor, toate acestea sunt beneficiile unei planificări propice.

În acest articol ne propunem să evidențiem ce înseamnă planificarea în management, motivele și beneficiile pe care le poate aduce aceasta, cauzele care fac ca unii manageri să eșueze în planificare dar și modul în care se face o planificare reușită. Înțelegând aceste aspecte vei fi mult mai motivat să acorzi mai mult timp și efort planificării. De ce? Pentru că aceasta aduce eficiență și dezvoltare.

Ce este planificarea în management?

Pentru a fi eficientă și pentru a-și dezvolta potențialul, o companie lucrează pentru un scop, o misiune comună. Dar de unde putem ști ce este și ce nu este relevant pentru a atinge scopul respectiv? Aici vine planificarea și puterea sa „magică”.

Cu alte cuvinte, planificarea în management se referă a pașii care trebuie făcuți pentru a putea îndeplini misiunea propusă. Mai mult, planificarea este un ghid care conturează ce schimbări și obstacole trebuie anticipate și cum să utilizezi resursele umane și oportunitățile pentru a atinge rezultatul scontat. Procesul de planificare implică o analiză atentă a resurselor actuale, a tendințelor pieței, a previziunilor piețelor emergente și a cererii viitoare. Pe scurt, un scop este locul în care o companie vrea să ajungă la un moment dat și un plan oferă instrucțiuni pentru modul în care se ajunge acolo.

Planificarea este considerată funcția de bază a managementului deoarece:

  • Aceasta dictează modul de organizare eficientă a unei afaceri. Ea cuprinde determinarea activităților viitoare necesare, atribuirea acestora angajaților potriviți, delegarea autorității, furnizarea de instrumente și materie primă etc.
  •   Aceasta facilitează direcționarea deoarece face instrucțiuni, îndrumare și motivație bazate pe o strategie. Totodată, planificarea clarifică ce fel de angajați sau câți angajați are nevoie o companie.
  • Stabilirea standardelor și măsurarea performanței din organizație se face tot datorită obiectivelor și scopurilor stabilite în cadrul planificării.

De ce planificarea este importantă?

Planificarea este importantă atât pentru întreprinderile mici și mijlocii, cât și pentru întreprinderile mari cu structuri complexe. Mai jos găsiți motivele pentru care merită să investești în formarea unei planificări eficace:

1.  Ajută la stabilirea scopului clar definit și a obiectivelor corecte. Planificarea ajută la evaluarea critică a scopului pentru a vedea dacă este realist. Facilitează luarea deciziilor și permite stabilirea unui interval de timp prin prezicerea momentului în care compania își poate atinge scopul. În același timp, planificarea definește modul de măsurare a performanței în raport cu obiectivele specifice și stabilește persoanele responsabile de acest lucru.

2.      Stabilește obiective și standarde pentru control. Planificarea arată obiectivele pe care le urmăresc fiecare departament organizațional și îi ajută pe manageri să acorde prioritate activităților în funcție de relevanța lor pentru obiectiv. De asemenea, planificarea stabilește standardele pentru evaluarea performanței. Fără astfel de standarde, managerii nu ar putea să intervină și să ia măsuri corective pentru a rămâne pe drumul cel bun.

3.      Reduce incertitudinea. Incertitudinea asupra viitorului aduce cu sine un mare semn de întrebare referitor la sustenabilitatea afacerilor deoarece este greu de gestionat o afacere prin schimbare. Având în vedere faptul că nici o organizație nu poate controla mediul economic și competitiv, cea mai bună soluție este de a avea planuri de urgență sau de a anticipa anumite provocări. Planificarea implică o evaluare critică intenționată a datelor disponibile și a predicțiilor experților, astfel are loc reducerea incertitudinii asupra viitorului și evitarea riscurilor.

4.      Elimină activitățile inutile. Planificarea eficientă oferă claritate cu privire la responsabilitățile și așteptările fiecărui departament, echipă și chiar membru al echipei. Mai mult, aceasta ajută la determinarea activității care este inutilă și nu contribuie la atingerea obiectivului. Eliminarea unor astfel de activități nu doar că reduce risipa și va economisi timp și resurse valoroase, dar va îmbunătăți productivitatea și motivația.

5.      Promovează inovația. Atunci când în balanță stă un obiectiv provocator pe o parte și posibilitatea apariției obstacolelor și a schimbării pieței pe altă parte, în rezultat apar idei și soluții creative. Mai exact, dorința de a atinge obiectivul propus, angajanții sau liderii de organizație pot identificare noi oportunități pentru dezvoltarea afacerii, pot sugera noi produse sau servicii sau chiar să descopere noi piețe țintă. În acest mod, planificarea devine un motor al inovării și a gândirii creative.

6.      Îmbunătățește luarea deciziilor și gestionarea timpului. În primul rând, îi ajută pe manageri să își concentreze atenția asupra unui obiectiv și, astfel, să se întrebe care sunt modurile alternative de acțiune care ar facilita atingerea acestuia sau ar îngreuna acest proces. În al doilea rând, planul permite managerilor să aibă un punt de reper atunci când adoptă o decizie sau fac anumite acțiuni care au efecte pe termen lung. Lipsa unui astfel de plan poate duce la decizii nefericite luate de către manageri bazate pe situații sau date relevante doar pe moment.

7.      Îmbunătățește motivația și spiritul de echipă. Nu este o noutate faptul că oamenii se simt mai implicați și motivați dacă înțeleg relevanța muncii lor. Planificarea arată legătura dintre munca fiecărui individ și scopul comun, acest aspectiv fiind unul esențial într-o organizație. Acest lucru ajută la reducerea concurenței interne sau la diminuarea efectului de siloz și alimentează spiritul de echipă.

5 factori a unei planificări de succes

De-a lungul colaborărilor noastre cu manageri din organizații, am observat că aceștia înțeleg faptul că planificarea este un aspect important în activitatea lor. Însă, la nivel practic aceasta este implementată într-un mod defectuos și deseori se iau decizii „fierbinți” fără a mai lua în considerare planificarea. Există situații în care managerii efectiv nu au timp să-și facă un plan bine pus la punct pentru că au prea multe responsabilități și nu iau în seriozitate delegarea unora dintre acestea. Uneori managerii evită planificarea deoarece nu există un scop care să-i motiveze să facă acest lucru. Da, toate acestea sunt provocări reale cu care se confruntă liderii de echipe, consecințele resimțindu-se asupra întregii organizații. Pentru a nu ajunge într-o criză sau pentru a nu suferi eșec, investirea într-o planificare solidă este punctul de pornire în călătoria spre performanță. În acest sens, vă prezentăm 5 factori relevanți pentru o planificare de succes:

  • Angajamentul

Chiar dacă planificarea este legată de managementul organizației, aceasta nu trebuie făcută de o persoană fără a colabora cu ceilalți oameni din organizație. Planificarea se face mai degrabă împreună cu toți angajații pentru că responsabilitatea de realizare a acestuia este una comună. În acest proces, ar putea ieși la iveală idei inovatoare de care un singur creier nu și-ar fi dat seama.

  • Datele contează cel mai mult, nu ipotezele

Cu toții susținem ipoteze despre afaceri și piețe, dar acestea nu sunt neapărat adevărate. Bazarea planului pe ipoteze este o greșeală gravă care depășește toate avantajele unei planificări adecvate. Este important să faci cercetări de piață și focus grupuri, să discuți cu proprii angajați, să consulți experți de piață. Cu alte cuvinte, este o necesitate să obții informații care te va ajuta să iei decizii împreună cu coechipierii tăi bazate pe date mai de grabă dar nu doar pe niște ipoteze.

  • Comunicare

Este important să comunici în mod clar rezultatele dorite și planul strategic angajaților. Încurajează o comunicare deschisă, stimulând coechipierii să ofere feedback și să sugereze îmbunătățiri planului. Reține că unele avantaje ale planificării, cum ar fi inovația în special, depind de: dorința angajaților de a-și exprima ideile; sentimentul de a se simți auziți și apreciați.

  • Cultura dezvoltării

Un adevărat accent pe îmbunătățirea eficienței și dezvoltării poate fi menținut numai într-o cultură care prețuiește eficiența și dezvoltarea. Dacă îți ajuți angajații să învețe și să-și dezvolte abilitățile, să aprecieze și să recompenseze realizările personale, angajații vor fi mai dispuși să se angajeze în planuri solicitante sau proiecte mai serioase.

  • Schimbarea

O planificare eficientă înseamnă renunțarea la procese învechite, revizuirea strategiilor, inovare. Toate acestea sunt provocări consistente pentru o organizație care își propune să performeze pe piață. Însă, pentru a beneficia cu adevărat de avantajele planificării, un manager ar trebui să fie gata să treacă de schimbările de formă și să înceapă să facă schimbări de fond. În acest sens, planificarea necesită mult curaj și angajament.

Cum faci o planificare de succes?

După ce am clarificat ce este, de ce e importantă și care sunt factorii cheie a unei planificări reușite, vrem să menționăm și cum anume se elaborează o planificare reușită.

1.  Stabilește obiectivele

 Acesta este primul lucru de la care se pornește când te apuci să faci o planificare. Identificarea obiectivelor specifice a companiei ar trebui să includă o imagine de ansamblu detaliată a fiecărui obiectiv. Deci, fiecare obiectiv specific include: motivul pentru care l-ai ales și rezultatele anticipate a proiectelor pe care ți le propui să le inițiezi care ar duce la atingerea acestuia. Totodată, acolo unde este posibil sunt binevenite analize sau cercetări cantitative sau calitative care ar explica mai bine relevanța obiectivului. Spre exemplu, un obiectiv specific poate fi creșterea profiturilor cu 20% a companiei din care faci parte timp de un an.

2.  Identifică resursele

Pentru a atinge un obiectiv e nevoie ca să îți faci niște proiecții financiare care vor contribui la atingerea acestuia și să stabilești care sunt resursele umane necesare. Spre exemplu, un plan de management poate include câți oameni de vânzări și/sau marketing vor fi implicați și care sunt costurile suportate de către companie pentru a îndeplini obiectivul de creștere cu 20% a vânzărilor.

3.  Stabilește sarcini legate de obiective

Un obiectiv nu poate fi atins pur și simplu. Sarcinile și proiectele asociate acestuia construiesc și ghidează calea spre realizarea lui. Spre exemplu, dacă obiectivul este de a crește profiturile cu 20%, un manager va trebui să descrie sarcinile necesare pentru îndeplinirea acestuia. Aceste sarcini pot include creșterea personalului de vânzări, dezvoltarea unor tehnici avansate de formare în vânzări sau creșterea bugetelor direcționate spre promovarea produselor sau serviciilor companiei.

4.  Prioritizează obiectivele și sarcinile

Acest lucru se referă la ordonarea obiectivelor în funcție de importanța lor. Sarcinile și proiectele de o importanță majoră vor fi (desigur) finalizate mai întâi. Procesul de stabilire a priorităților poate reflecta, de asemenea, pașii necesari în realizarea unei sarcini sau atingerea unui obiectiv. De exemplu, dacă un obiectiv este creșterea vânzărilor cu 25% și o sarcină asociată este creșterea personalului de vânzări, compania va trebui să finalizeze pașii către atingerea acestui obiectiv în ordine cronologică.

5.  Stabilește deadline-uri

Proiectele asociate unui obiectiv specific necesită termene de realizare și persoane care sunt responsabile de acestea. Această porțiune a procesului de planificare a managementului ar trebui să ia în considerare abilitățile membrilor personalului și timpul necesar îndeplinirii sarcinilor în mod realist. Spre exemplu, managerului de vânzări i se pot acorda anumite recompense în plus lunar pentru ca acesta să rămână pe drumul bun în creșterea vânzărilor cu 20%.

6.  Stabilește metode de evaluare

O strategie de evaluare ajută la monitorizarea progresului către realizarea obiectivelor pe parcursul unei perioade de timp stabilite. O modalitate de a face acest lucru este prin solicitarea unui raport lunar de progres de la liderii de departamente.

7.  Identifică metode alternative de acțiune

Chiar și cele mai bune planuri pot fi anulate de anumite evenimente neprevăzute, cum ar fi pandemia, spre exemplu. Prin urmare, un plan de management ar trebui să includă un plan de urgență dacă anumite aspecte ale planului general se dovedesc a fi inaccesibile. Metodele alternative de acțiune pot fi încorporate în fiecare segment al procesului de planificare sau poate exista un întreg plan de urgență. 

Concluzie

Planificarea eficientă necesită cunoaștere și efort, însă beneficiile le justifică pe deplin. În special, un plan bine stabilit te va ajuta să stabilești scopuri și obiective corecte, să reduci incertitudinile viitoare, să utilizezi resursele umane și materiale într-un mod echilibrat, să crești angajamentul, motivația și productivitatea din echipe. Drumul tău către o astfel de performanță poate fi unul mult ușor cu ajutorul unui coach care te poate ghida în acest sens. Lasă-ne un mesaj pe www.coaching.ro/contact și te contactăm noi în cel mai scurt timp posibil, pentru o sesiune de explorare complet probono cu unul dintre coachii RoCoach.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

Scroll to Top