Cum să delegi eficient partea a II-a – Trecerea la acțiune

În prima parte pe care o găsiți aici am discutat despre importanța delegării, am descris cele mai comune obstacole în calea delegării, de asemenea am mai învățat cum să identificăm sarcinile pe care le putem delega.

În a doua parte a articolului vom discuta despre cum să delegăm sarcinile potrivite oamenilor potriviți și despre cum se construiește un plan de delegare.

Cum să delegi sarcinile oamenilor potriviți.

Una dintre cele mai importante responsabilități ale unui manager este să-și dezvolte membrii echipei sale. Delegarea este o variantă foarte utilă pentru a face acest lucru, doar că este foarte important ca sarcinile să fie delegate persoanelor potrivite.

În același timp, este foarte important pentru un manager să dezvolte încrederea în sine a colegilor săi, deoarece dacă își dorește ca ei să rezolve o sarcină anume într-un mod cât mai eficient și performant, este necesar ca ei să creadă că pot duce acea sarcină la bun sfârșit.

Cum să alegi sarcina potrivită pentru a delega o sarcină?

Înainte să alegi oamenii cărora să le delegi sarcinile, asigură-te că știi ce abilități și competențe sunt necesare pentru sarcinile respective.

Alegerea persoanei potrivite

23% din respondenții studiului realizat de Xero au declarat că alegerea persoanei respective este cea mai mare problemă cu care se confruntă o companie, iar acest procent a continuat să crească începând cu anul 2000.

Pentru a alege persoana potrivită pentru a delega o sarcină, este necesar sa analizezi cinci criterii:

Nivelul în organizație – este important ca persoana delegată să fie la un nivel destul de jos în ierarhie, astfel încât timpul petrecut cu sarcina delegată să nu aibă impact negativ asupra activității zilnice a persoanei delegate.
Abilitățile și punctele forte ale delegatului să se potrivească cu sarcina pe care o delegi – atunci când delegi sarcini este necesar să te asiguri că persoana delegată deține abilitățile necesare pentru a duce sarcina la bun sfârșit.
Dezvoltarea potențialului uman – este necesar să iei în considerare impactul pe care îl va avea sarcina respectivă asupra satisfacției și dezvoltării personale a persoanei delegate.
Cantitatea sarcinilor a potențialului delegat – pentru a evita suprasolicitarea este important să iei în considerare volumul de muncă actual a persoanei căreia vrei să-i delegi o sarcină.
Nivelul de încredere pe care îl ai în persoana căreia vrei să-i delegi – este normal să ai mai multă încredere în anumite persoane, iar dacă sarcina este urgentă, este indicat să o delegi unei persoane pe care o cunoști și știi că va face o treabă bună.

Cum să dezvolți motivația și încrederea oamenilor prin delegare?

Uneori oamenii pot fi reținuți în a-și asuma responsabilități mai mari deoarece le lipsește încrederea în sine. De aceea, este important sa urmăm o serie de pași pentru a construi încrederea în sine a membrilor echipe tale. Oamenii încrezători în propriile puteri pot percepe o sarcină nouă ca pe o oportunitate pentru a-și atinge un potențial mai ridicat.

Pentru a construi încrederea în sine a oamenilor poți face câteva lucruri:

1. Dezvoltă-le abilitățile și cunoștințele (RoCoach își propune să facă acest lucru prin programul #Călătorie spre performanță) – încrederea de sine vse dezvoltă în mod natural atunci când oamenii își folosesc cele mai puternice abilități și sunt recunoscuți pentru asta.

2. Setează obiective clare – finalizarea cu bun sfârșit a diferitelor sarcini și proiecte crește încrederea de sine a oamenilor, dar asta se întâmplă doar dacă oamenii știu clar ce au de făcut. De aceea, setează obiective clare pentru fiecare membru al echipei tale, pentru că ele definesc succesul.

3. Identifică factorii ce declanșează scăderea încrederii de sine a oamenilor – încrederea de sine poate fluctua în funcție de diferite situații și momente. De exemplu, o persoană poate fi foarte încrezătoare în majoritatea timpului, mai puțin atunci când este necesar să vorbească la telefon cu clienții sau partenerii.

4. Demonstrează-le că ai încredere în ei – încurajează-ți membrii echipei să își asume mai multă responsabilitate deoarece asta le demonstrează că ai încredere în ei. În acest mod le crește și încrederea de sine, dar este necesar să le spui că ai încredere în abilitățile lor de a duce sarcina la bun sfârșit.

Dezvoltarea unui plan de delegare.

Acum știi ce sarcini vrei să delegi și persoanele cărora să le delegi acele sarcini. Dar cum le vei spune oamenilor ce trebuie să facă și care sunt obiectivele lor? Câtă autoritate și/ sau responsabilitate vor avea? Și cum vei verifica progresul făcut? La aceste întrebări vom încerca să răspundem mai jos.

Definirea sarcinii

Prima etapă este să-ți definești cât mai clar posibil rezultatele pe care vrei ca persoana delegată să le aibă. În această etapă este important să definești “de ce-ul”. Este vital ca oamenii să știe de ce este necesar să realizeze o sarcină. Acest lucru îi va ajuta să înțeleagă cum și de ce trebuie realizată sarcina respectivă. Dacă le spui să creeze o prezentare în powerpoint, spune-le de ce să o facă și ce subiecte să abordeze în acea prezentare. De asemenea, stabilește termenul limită de finalizare a sarcinii.

Identificarea reperelor pentru fiecare etapă a sarcinii

Dacă o sarcină este complexă, ea va fi compusă din mai multe etape. Este important să stabilești repere de urmărit pentru finalizarea fiecărei etape în parte, deoarece pe lângă faptul că te va ajuta să măsori progresul, îi vei oferi persoanei delegate un simț clar al direcției. Dacă este necesar, poți oferi și instrucțiuni în vederea realizării fiecărei etape din cadrul sarcinii delegate.

Stabilirea nivelului de autoritate și responsabilitate

Acum va fi necesar să decizi dacă vei supraveghea îndeaproape activitatea sau nu. Dacă nu vei supraveghea tu însuți activitatea, atunci persoana delegată va trebui să-ți raporteze progresul activității la intervale prestabilite.

De asemenea, decide nivelul de autoritate pe care îl vei oferi persoanei delegate asupra sarcinii, dacă va avea un buget fix cu care va lucra și dacă la rândul lui poate delega mai departe sarcini.

Raportarea sarcinii delegate

Câtă încredere ai în abilitatea persoanei delegate să ducă la bun sfârșit sarcina delegată? Aceasta este întrebarea la care este necesar să-ți răspunzi pentru a determina cum îți va raporta. Va trebui să te gândești și la cât de des; ce și când și dacă ai nevoie să fii informat din timp pentru a te asigura că totul decurge conform planului inițial. Dacă este necesar, vei știi cum să modifici timpii de livrare, dacă să setezi noi obiective sau dacă să-i oferi ajutor.

Susținere și resurse

Pentru ca delegatul să ducă sarcina la bun sfârșit este necesar să aibă toate resursele necesare și susținerea superiorilor.

Cum să delegi sarcina într-un mod motivant și asertiv?

După ce ai dezvoltat un plan de delegare este important să știi cum să comunici membrilor echipei obiectivele stabilite și mijloacele prin care ele să fie atinse. Comunică-le și nivelul de autoritate și/sau responsabilitate pe care îl au asupra sarcinilor.

Pentru a te asigura că persoana pe care ai ales-o își va asuma în totalitate sarcina urmează câțiva pași simpli:

1. Cere-i ajutorul într-o manieră plăcută;

2. Explică-i ”de ce-ul” pe care l-ai definit mai sus;

3. Deleagă sarcina urmărind fiecare etapă din planul delegării.

4. Comunică cu persoana delegată să vezi dacă a înteles ce i-ai cerut într-un mod clar, dacă are întrebări și dacă are nevoie de resurse pe care nu le-ai luat în considerare.

Monitorizarea activității și menținerea calității

Chiar dacă persoana delegată va fi responsabilă de realizarea sarcinii, este rolul tău să monitorizezi activitatea și să te asiguri că îndeplinește așteptările setate. Poți monitoriza progresul activității prin fiecare raport la intervalele stabilite de comun acord. Este foarte important să oferi feedback constructiv asupra performanței, deoarece astfel vei încuraja delegatul să-și mențină, ba chiar să-și îmbunătățească performanțele.

Asigură-te că delegatul nu-ți va delega înapoi activitatea

Poți face asta prin câteva moduri:

Dacă delegații întâmpină dificultăți în realizarea unei sarcini, discută cu ei, dar nu îi lăsa să-ți delege înapoi acele dificultăți.
Încurajează-ți coechipierii să vină cu minim 3 opțiuni la problemele lor, înainte să te abordeze;
Nu amâna luarea deciziilor. De cele mai multe ori soluțiile la diferite situații nu sunt tocmai evidente, prin urmare ai tendința să le spui ”lasă-mă să mă gandesc și când găsesc o soluție revin către tine”, din acest moment tu vei fi responsabil cu găsirea unei soluții la situația întâmpinată de ei.
Ține minte, le delegi sarcina pentru a-i scoate din zona de confort și pentru a le dezvolta abilități noi.

În concluzie

Dacă înveți cum să delegi sarcinile într-un mod eficient, munca ta va fi una mult mai relaxantă și vei câștiga astfel timp pentru a te implica în proiecte cu adevărat importante pentru tine, care te vor ajuta să te dezvolți atât pe plan personal cât și pe plan profesional.

Delegarea este o unealtă potrivită pentru a-ți ajuta membrii echipei tale să se dezvolte și să le crească încrederea de sine. Delegarea sarcinilor nu înseamnă o fugă de responsabilitate, ci rolul tău va deveni unul mai important în ecosistemul organizațional, deoarece îți vei gestiona coechipierii pentru a aduce rezultatele dorite.

Dacă simți că tu sau că membrii echipei tale întâmpină probleme în privința delegării, nu ezita să ne trimiți un mesaj pentru a-ți programa o sesiune de explorare probono cu unul dintre coach-ii noștri. Ne poți scrie aici: https://coaching.ro/contact/