Feedback-blog

Feedback-ul și feedforward-ul ca metode de comunicare

Noi, echipa de la RoCoach, lucrăm cu oameni de peste 18 ani ani. Ținem să menționăm faptul că colaborăm anume cu oameni, în primul rând, și după, cu manageri, CEO, directori și așa mai departe. La locul de muncă, fiecare din noi poate greși sau poate lua decizii nefericite, acest fapt fiind o normalitate. Pentru a nu demotiva, stresa sau învinovăți persoana care a întreprins niște acțiuni care au afectat organizația în care lucrează într-un mod sau altul, trebuie să știm cum să reacționăm și cum să ne formulăm răspunsul la astfel de situații. Altfel spus, feedback-ul pe care îl formulăm pe o anumită temă/ proiect contează foarte mult în performanța ulterioară a colegilor tăi.

Dacă și tu ești o persoană care lucrează cu oamenii, fii atent la consecințele pe care le poate genera un feedback bun sau unul negativ. Care este diferența între acestea două? 

Pentru a putea răspunde cât mai clar la această întrebare, mai întâi de toate vreau să vă povestesc o întâmplare. Îmi aduc aminte o situație care a afectat-o pe prietena mea, Andreea, câțiva ani în urmă. Ea aplicat la un forum despre strategii de marketing. Pentru a ajunge la acel forum trebuia să răspundă la niște întrebări tematice dintr-un formular și ulterior, organizatorii trebuiau să dea un feedback pe baza răspunsurilor pe care le-au primit din formularele respective. Andreea nu a fost selectată în lista persoanelor acceptate la forum și a primit un e-mail de refuz. Acel mesaj era unul destul de scurt și conținea o astfel de propoziție: Analiza răspunsurilor tale ne-a făcut să concluzionăm faptul că încă nu ai o imagine foarte clară asupra domeniului, și nu numai.” Acea propoziție nu a fost urmată de anumite concretizări sau recomandări, pur și simplu era scrisă și lăsată „în aer”.  Ea, fiind o fire emotivă, îmi povestea că în capul ei au început să-i vină diferite întrebări: „Ce înseamnă expresia „și nu numai”? „Într-adevăr nu a reușit să-și facă o viziune clară asupra domeniului chiar dacă e specializată în direcția asta? „Unde ar trebui să atragă mai multă atenție pentru a nu mai cădea în astfel de situații? Toate acele emoții de nesiguranță, grijă și incertitudine au făcut-o să nu mai aplice la forumuri de acest gen pentru o perioadă îndelungată din cauza stărilor pe care le-a trăit atunci. 

Noi înțelegem ce efecte grave poate aduce un feedback formulat în mod nefericit. Intenția cu siguranță a celui care a scris acel e-mail nu a fost să o jignească sau să o demotiveze pe Andreea, însă modul în care a făcut-o, a contribuit la consecințe pe care ea le-a resimțit pe termen lung. Este clar că Andreea a primit un feedback negativ și nu unul bun. Și aici, vrem să răspundem la întrebarea de pusă mai devreme: „Care e diferența între acestea două?”

Feedback-ul negativ: 

  • Creează o atitudine defensivă 
  • Generează un seniment de vinovăție 
  • Formează o stare de incertitudine și frustrare 

Feedback-ul bun: 

  • Creează încredere și cooperare 
  • Persistă concentrarea pe îmbunătățirile posibile și pe realizări 
  • Promovează dezvoltarea competențelor 
  • Crește încrederea și potențialul

Cum putem oferi un feedback eficient? 

Răspunsul nostru constă într-un cuvânt – CEDAR! Și nu, nu e vorba despre brânză, e vorba despre o metodă eficientă de construire a unui feedback bun. Pe de altă parte, la fel cum prepararea brânzei necesită: diferite ingrediente, anumite cunoștințe specifice de pregătire, condiții de păstrare și respectarea anumitor etape de preparare a acesteia, așa și construcția unui feedback bun necesită să respecți mai mulți factori. Mai exact, sunt 5 factori importanți pe care trebuie să-i luăm în considerare: contextul, exemplele, diagnoza, acțiunea, revizuirea. 

  1. Contextul – Coechipierii tăi vor fi mai receptivi la feedback dacă înțeleg cum se aliază cu performanța lor generală și cum performanța lor afectează alți colegi. 
  2. Exemple – Fii clar și specific atunci când descrii nivelul de performanță pe care îl observi. Recunoaștele succesele, deoarece asta îți oferă șansa să lauzi, dar lasă-ți coechipierul să identifice exemple mai dificile.
  3. Diagnoza – nu judeca, ci ajută-ți echipa să exploreze de ce sunt unde sunt acum. Crează această viziune adresând întrebări deschise, precum: Ce te-a dus unde ești acum? Cum putem trece peste această provocare? 
  4. Acțiune – acest factor conține factorii precedenți. Acum e momentul să vă setați obiectivele și să vă creați un plan de acțiune. Pentru a face acest lucru trebuie, în primul rând, să vă păstrați tonul colaborativ și să vă ajutați membrii echpei să identifice acele obiective și acțiuni. Acest lucru e posibil dacă interveniți cu întrebări precum: Ce dorești să realizezi? Ce acțiuni ai nevoie ca să ajungi la rezultatele dorite?
  5. Revizuire – organizează un program pentru revizuire cu membrii echipei tale. Astfel, vei monitoriza progresul împreună cu ei, rezolvați problemele și sărbătoriți succesele în călătoria spre performanță. 

Dacă simți pentru un moment că ai avut unele situații în care nu ai dat un feedback tocmai potrivit te încurajăm să folosești modelul CEDAR, cel pe care îl ultilizăm și noi. Nu îți garantăm că o să poți învăța acest model doar citind acest articol, e nevoie și de practică. Se întâmplă exact ca la înot. Poți citi și studia diferite tehnici de înot, dar niciodată nu o să le poți executa până nu intri în apă. 

Așa că, planifică-ți oferirea de feedback unui coleg folosind modelul CEDAR, cât mai curând.

Pentru început trebuie să mai iei în considerare câteva nuanțe:

1. Verifică-ți motivele;

2. Oferă feedback în timp util;

3. Oferă feedback în mod regulat;

4. Pregătește-ți observațiile;

5. Fii specific;

6. Critică doar în privat;

7. Limitează-ți atenția către un singur subiect;

8. Discută și despre lucrurile pozitive.

Cum să răspunzi la primirea feedback-ului? 

Formularea feedback-ului este, indubitabil, crucială, însă nu trebuie să uităm că în acest proces participă două sau mai multe persoane. Deci, există cineva care formulează un feedback despre o situație și este altcineva care primește acel răspuns. Revenind la cazul Andreiei, ea nu a putut să întrebe ce înseamnă acel „și nu numai” sau nu a înțeles exact unde a greșit și cum ar fi fost mai bine să răspundă la acele întrebări. Pentru a nu ajunge în situația ei și pentru a nu fi frământat de nenumărate întrebări, noi te îndemnăm să procedezi în următorul fel: 

  • Ia un rol activ deoarece este evaluarea ta 
  • Nu lua un rol defensiv, dar întreabă, cere exemple 
  • Reformulează până când ai aceeași perspectivă cu cel care oferă feedback 
  • Întreabă de îndrumare despre cum să îți atingi obiectivele 

Feedback-ul: accent pe trecut sau pe viitor? 

Cuvântul în sine „feedback” ne proiectează o viziune despre un fapt consumat. Adică, te face să te gândești la analiza unui eveniment care s-a întâmplat deja și nimic nu poate fi schimbat. Astfel, viziunea care ți se formează în mod involuntar are accent pe trecut care, deobicei, vine la pachet cu: 

  • critică pe munca precedentă
  • descrierea despre ceea ce s-a întâmplat 
  • focusarea atenției pe ceea ce nu a mers bine 
  • muncă adițională a persoanei care oferă feedback
  • evidențierea greșelilor 
  • probabilitate ridicată ca acest proces să consume mai mult timp 
  • senzația că te judecă cineva atunci când primești feedback-ul 
  • riscul ca persoana care primește feedback-ul să îl ia personal

Ce putem face pentru a evita aceste efecte? Soluția optimă este să nu te concentrezi pe trecut, ci pe viitor. Atunci când accepți un eveniment din trecut dar cauți soluții care se vor răsfrânge în viitor, e cu mult mai eficient. În loc să îți pui întrebările „Cum s-a întâmplat? „De ce s-a întâmplat?” „Ce nu a mers bine? ” mai bine să-i dai idei de viitor colegului căruia îi dai un feedback. Acest lucru se numește feedforward, care presupune că în cazul în care ești pus în situația de a da un feedback trebuie să: 

  • dai sugestii pe ce să facă data viitoare 
  • oferi idei despre cum să se îmbunătățească
  • îți concentrezi atenția pe cum te poți dezvolta și cum poți progresa
  • întrebi: ce poți face diferit data viitoare?

Astfel: 

  • Persoana care primește feedforward-ul face marea parte din muncă 
  • Se eficientizează timpul 
  • Accentul cade pe sarcină, nu pe persoană 
  • Persoana care primește observațiile este motivată să se concentreze pe strategie

De ținut minte: 

  1. Dacă știi să dai un feedback eficient, performanța colegilor tăi va crește!
  2. Dacă formulezi un feedback bun, coechipierii tăi o să fie mai motivați să lucreze! 
  3. Dacă aplici metoda CEDAR, pe care ți-o recomandăm cu mare căldură, atunci colegii nu se vor simți judecați!
  4. Dacă puneți accent pe viitor, atunci persoanele care primesc feedback-ul nu se vor simți vinovate sau frustrate. 

Nu ezita să ceri ajutorul!

Îți dorești să-ți înveți coechipierii să ofere feedback într-un mod corect sau, de ce nu, să ofere feedforward? Trimite-ne o cerere de ofertă pe www.coaching.ro/contact și-ți vom răspunde în cel mai scurt timp posibil!

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

Scroll to Top