Mai întâi de toate să răspundem la o întrebare: De ce este necesară delegarea sarcinilor?
În primul rând, rolul unui manager este un rol de leadership, proces și de strategie și nu de execuție. Managerul trebuie să-și coordoneze echipa conform strategiilor și a planurilor stabilite. Dacă managerul își asumă multe sarcini de execuție, atunci nu mai are timp să-și îndeplinească rolul de conducere.
În al doilea rând este vital pentru un manager să evite efectul de burnout.
Există posibilitatea ca un manager să se încarce cu prea multe sarcini, iar multe dintre ele pot fi realizate cu ușurință de către membrii echipei sale. Managerii la început de drum, întâmpină dificultăți în a delega, deoarece ei sunt obișnuiți să execute și nu să se ocupe doar de rolul lor de conducere a echipei.
Conform unui studiu realizat de Xero, 77% dintre respondenți, manageri la început de drum și antreprenori au răspuns că simt efectele burnout-ului.
Datele studiului de la Xero arată faptul că efectele burnoutului au fost resimțite de 59% dintre respondenții cu vârsta de peste 50 de ani, iar procentele cresc cu cât vârsta e mai mică, mai exact 84% dintre respondenții cu vârsta cuprinsă între 35-50 de ani și 94% pentru respondenții cu vârsta cuprinsă între 18-34. Aici putem observa o tendință: lipsa experienței și a abilității de a delega cresc șansele de a simți efectele de burnout.
În acest articol ne vom axa pe cele mai comune obstacole ale delegării și cum să alegeți sarcinile pe care le puteți delega:
Obstacolele unei delegări eficiente
Din experiența noastră de lucru cu organizații autohtone și cu manageri din diverse paliere organizaționale, am observat câteva dintre simptomele care apar în calea unei delegări ineficiente:
- Nu am destul timp liber!
- Sunt primul care ajunge la birou și ultimul care pleacă!
- Sunt suprasolicitat la birou!
- Cariera mea stagnează, simt că stau pe loc!
- Lucrez în weekend pentru a termina la timp sarcinile!
- Nu îmi iau zile libere pentru ca am prea multă treabă la muncă!
Dacă te regăsești în aceste afirmații, cel mai probabil, delegarea unor sarcini îți vor aduce beneficii atât în viața personală cât și în cea profesională. Conform studiului de la Xero 86% din respondenți lucrează în weekenduri, 53% au lucrat de sărbători, iar când vine vorba de concedii 75% din cei 60% care pleacă în vacanțe, au spus ca iau laptopul cu ei să lucreze.
Abilitatea de a delega corect și eficient îți oferă libertatea de a te concentra pe activitățile mai importante, ceea ce te va ajuta să avansezi pe plan profesional și să te implici în proiecte mai mari și mai importante pentru dezvoltarea ta.
Cum poți depăși scuzele și obstacolele care te opresc din a delega?
Îndepărtarea obstacolelor pentru a delega eficient
Chiar dacă te încântă ideea de a avea o muncă mai ușoară care îți oferă mai mult timp liber, uneori poate fi dificil să delegi responsabilitatea din cauza simplului gând că oferi control asupra lucrurilor persoanelor din jurul tău. Din ce am observat, acestea sunt cele mai întâlnite scuze în calea delegării:
- Delegarea durează prea mult – poate dura mai mult să explici cuiva ce are de făcut decât dacă ai face tu lucrul respectiv, dar dacă privești această acțiune ca o investiție de timp, vei avea de câștigat, deoarece în viitor vei avea o sarcina în minus, iar sarcina va deveni responsabilitatea care să ofere motivație acelei persoane.
- Nu va fi capabil să ducă sarcina la bun sfârșit – foarte multe persoane evită să delege sarcini celorlalți deoarece sunt îngrijorați de faptul că acea persoana nu va putea duce sarcina la bun sfârșit. Această îngrijorare este una validă, dar această situație poate fi evitată prin susținere, ghidare și prin comunicarea așteptărilor tale față de rezultat.
- Eu ar trebui să fac asta pentru că mă pricep bine – de cele mai multe ori, sarcinile ce trebuiesc delegate sunt exact cele la care ne pricepem cel mai bine deoarece ele devin o rutină din care nu mai înveți nimic și nici nu îți dezvolți abilități noi.
Micromanagementul – piedica unei delegări eficiente
Micromanagerii au dificultăți în a delega deoarece ei pur și simplu nu au încredere că ceilalți își vor îndeplini sarcinile fără a fi supravegheați constant. Dacă ești un micromanager nu are niciun sens să oferi control altei persoane asupra unei sarcini ca mai apoi să stai constant langa ea pentru a te asigura că duce la bun sfârșit sarcina.
Delegarea sarcinilor tale poate fi o strategie foarte bună pentru a-ți îmbunătăți abilitățile manageriale și să reduci din nivelul de stres.
Depășirea perfecționismului
Perfecționismul este un alt obstacol în calea delegării eficiente deoarece te poate împinge să stabilești obiective foarte înalte, de nerealizat și să-ți irosești timp în a le realiza perfect, chiar dacă acest lucru nu este neapărat necesar. Ca și în cazul micromanagementului, dacă ești perfecționist cel mai probabil nu vei avea încredere în ceilalți să realizeze sarcinile date.
Există două tipuri de perfecționism:
1. Perfecționism adaptabil în care lucrezi continuu pentru a-ți dezvolta abilitățile tale și ale oamenilor tăi, standardele tale cresc mereu, ești optimist și ai o dorință și o plăcere deosebită în a te îmbunătăți. Acesta este un tip sănătos de perfecționism.
2. Perfecționism inadaptabil în care ești rareori satisfăcut de munca ta și a celor din jur și în care este probabil să simți și o frică față de eșec. Acesta este un tip negativ de perfecționism.
Câteva dintre simptomele perfecționismului inadaptabil sunt:
- Dacă nu ești bun la ceva, nu vrei nici măcar să încerci
- Vezi fiecare greșeală mai degrabă ca un eșec decât ca o oportunitate de a învăța și a crește
- Nu te încântă procesul de a căpăta abilități noi sau să-ți dezvolți oamenii, te interesează doar rezultatul
- Îți pasă foarte mult de ce cred alții despre tine
- Nu îți place să fii criticat
- Te aștepți ca toți ceilalți să se ridice la nivelul așteptărilor tale.
Dacă te-ai regăsit în afirmațiile de mai sus, este foarte important să iei măsuri pentru a depăși aceste tendințe.
O modalitate de a gestiona perfecționismul inadaptabil este să setezi obiective realiste pentru tine și echipa ta, și să nu-ți fie frică să greșești. Este foarte important să privești în ansamblu activitatea, deoarece perfecționiștii de obicei experimentează viziunea de tip tunel în care ei se concentrează doar pe o mică parte din ceva, ignorând celelalte părți.
Ce sarcini să delegăm ca manageri
Acesta este un subiect foarte important, deoarece sunt anumite activități pe care este necesar să le execuți tu deoarece necesită o anumită experiență, abilități și un tip de gândire pe care le-ai dobândit în timp. Spre exemplu nu poți cere membrilor echipei tale să dezvolte o strategie nouă pentru întreg departamentul pe care-l conduci, dar totuși poți delega membrilor echipei sarcini de realizare a rapoartelor.
- 1. Identificarea sarcinilor și activităților de rutină
Pentru a determina ce sarcini poți delega și ce sarcini nu, primul pas este să identifici sarcinile și activitățile pe care le desfășori zilnic. Acestea pot include sarcinile obișnuite cum ar fi întocmirea rapoartelor de buget sau stabilirea întâlnirilor cu clienții noi. Odată identificate aceste sarcini, va fi mai ușor să găsești persoanele potrivite pentru realizarea lor.
- 2. Identifică ce sarcini poți delega
După ce ți-ai creat o listă exhaustivă a sarcinilor zilnice, este necesar să determini care dintre aceste sarcini le poți delega altcuiva.
Cel mai bine este sa delegi sarcini atunci când îndeplinești următoarele condiții:
- ai un obiectiv clar sau un termen limită clar
- când nu sunt mize mari
- atunci când sarcinile nu sunt foarte complexe și nu-ți facilitează învățarea de noi lucruri, sau dezvoltarea de noi abilități
- atunci când sarcinile nu necesită utilizarea punctelor tale forte, a talentelor, experienței tale sau a nivelul autorității tale pentru a obține rezultatele dorite.
Următorii pași pentru a delega eficient:
În această primă parte am discutat despre scuzele pe care probabil le folosiți pentru a evita delegarea sarcinilor, am discutat despre cum să recunoaștem două trăsături comportamentale ce pot face delegarea dificilă – micromanagementul și perfecționismul – și despre cum să ne dăm seama ce sarcini putem delega.
Nu ezita să ceri ajutorul
Dacă simți că tu sau că membrii echipei tale întâmpină probleme în privința delegării eficiente, nu ezita să ne trimiți un mesaj pentru a-ți programa o sesiune de explorare probono cu unul dintre coach-ii noștri. Ne poți scrie aici: https://coaching.ro/contact/
Mult succes!
Foarte util articolul.
Felicitari!