Atât pe plan internațional cât și la nivel local, simțim cu toții schimbările iminente pe care, voluntar sau nu, trebuie să le facem în companiile noastre. Pe lângă modificările legislative menite să vină în sprijinul angajatorilor, se impune fără echivoc o gestionare internă eficientă și inovativă.
Kitul de măsuri de urgență este unul de bun simț și logic pentru orice manager de echipă.
· Comunicare
· Evaluare
· Înțelegere
· Soluționare
· Rezistență
· Proactivitate
Comunicarea
Niciodată nu a fost mai importantă comunicarea cu echipele pe care le conduceți. Pentru că lucrul de acasă a devenit nouă normalitate pentru mulți dintre noi, oamenii din subordinea voastră trebuie ținuți la curent cu ce se întâmplă. Dacă afluxul de informații din media este, pe alocuri, covârșitor asigurați-vă că în intern, comunicați clar și transparent. Trebuie explicate politicile interne, în mod regulat și precis în ceea ce privește călătoriile, muncă la distanță, raportarea etc., astfel încât angajații să înțeleagă foarte bine ce trebuie să facă. Organizați teleconferințe pentru a adresa orice întrebări sau nelămuriri au angajații voștri și pentru a crea un cadru în care să puteți oferi răspunsuri prompte. De asemenea este esențial să țineți aproape de furnizori și clienți, pentru a minimiza dezinformarea și a diminua impactul pe fluxul operațional. Sugestia noastră este să desemnați o persoană de contact care poate colecta toate întrebările (din intern/extern) astfel încât să puteți adresa orice temere.
Evaluare
Fă o evaluare al businessului tău din punct de vedere al sustenabilității și ia în calcul cel puțin 2 scenarii (pe termen scurt și mediu). Criza poate provoca fluctuații imprevizibile și dezechilibre în ceea ce privește forecastul anterior. Schimbă modalitatea de raportare în departamentele cheie, astfel încât să înțelegi în timp real cum este afectată afacerea, unde este necesară intervenția și cât de repede își pot reveni operațiunile. Protejează angajații prin programe de igienă actualizate, inclusiv ghiduri de carantină, pentru a asigura medii sigure de lucru. Aceasta înseamnă de asemenea și conceperea unor planuri de lucru flexibile, cum ar fi muncă de la distanță, care implică soluții ingenioase în ceea ce privește infrastructură. Redirecționează costurile opționale către nevoile esențiale. Starea de incertitudine și de imprevizibilitate a situației generale nu trebuie dublată de nesiguranța locului de muncă. Chiar și dacă aplici măsuri drastice de control al costurilor, este esențial să explici transparent raționamentele din spatele acestora.
Înțelegere
Situațiile critice cu impact imediat în business, că cea pe care o traversăm, vor atrage inevitabil atenția conducerii, departamentelor de business development, juridic, vânzări etc. Fiecare va avea sugestii din perspectiva departamentului pe care îl reprezintă, cu privirela modul în care compania ar trebui să acționeze. Acest lucru va duce la ezitări, confuzie și la un proces lent și greoi în adoptarea unor decizii ferme. Înțelege că acum este momentul să îți pui bazele în cei mai ‘’vizionari’’ dintre angajați și să creați împreună, o echipa diversă care să centralizeze și să analizeze propunerile. Este esențial ca acest grup să aibă mână liberă să implementeze strategii de comunicare, marketing, vânzare, operațional fără a trece prin clasicul proces de validare și aprobare utilizat până acum, în cele mai multe dintre companii indiferent de domeniul de activitate. Nu trata criza într-un mod unidimensional – ca o problemă strict financiară sau operațională și adaptează echipa ta de criză în consecință.
Soluționare
Vorbeam mai devreme de înțelegere. Trebuie înțeles locul și rolul companiei tale în contextul general, de business și social. Este crucial în această perioadă că imaginea pe care o proiectezi în piață să fie ancorată în realitatea momentului. Implică-te și angrenează echipele tale în acțiuni care vin în sprijinul efortului colectiv de sprijin al crizei. Suportul poate fi monetar prin aderarea la anumite inițiative de strângere de fonduri, poate fi prin oferirea de servicii/produse cu titlul gratuit, poate fi prin punerea la dispoziție a timpului și expertizei tale spre servicii de consiliere sau voluntariat. Dacă nu poți face nimic din toate astea, e suficient să ajuți la popularizarea acțiunilor care vin în sprijinul soluționărilor la nivel mic, mediu și global. Soluțiile care lucrează pentru o companie dar care neglijează interesele altora vor crea neîncredere și vor deteriora afacerea pe termen lung.
Rezistență
Orice decizie de management luată în această perioadă, trebuie să aibă ca principal vector continuitatea activității imediat după soluționarea crizei. Scopul companiei tale nu trebuie să fie acela de a supraviețuii ci de a ieși cât mai robustă din această criză. Acest lucru, cel mai probabil, va presupune o flexibilizare a paradigmei funcționale inplace și o regândire a procedurilor interne. Nu este suficient să supraviețuiești, este absolut necesar să supraviețuiești în cele mai bune condiții. Ce se întâmplă acum, va dicta modul încare businessul tău va reacționa la noul mediu de afaceri care se conturează din ce în ce mai pregnant. Fii la curent cu ce se întâmplă în domeniul tău de activitate, local, național și global și fă scenarii pe baza cărora să iți poți creiona parcursul viitor. Chiar dacă este greu de prevăzut cu exactitate cum vor evolua lucrurile, poți adopta un plan de acțiune specific activității tale.
Proactivitate
Pandemia de COVID-19 a luat mediul de business, cel puțin la noi în țară, pe nepregătite. Este ca un accident care ne-a obligat pe toți să încetinim sau să punem stop planurilor de business existente pentru 2020. Există însă și o oportunitate în tot acest context provocator. Putem folosi această experiență pentru a face o radiografie a organizației în care activăm. Suntem capabili să luăm decizi rapide și eficiente? Avem resursele necesare să facem făță unui recul al situației curente? Ce putem face să eficientizam fluxul de lucru, fluxul financiar? Ce putem îmbunătăți în materie de servicii/produse și prezentarea lor către clienții de care depindem? Dacă nu ai un răspuns la aceste întrebări, ar fi foarte util să creezi împreună cu echipa ta un plan de gestionare a situațiilor de urgență, aplicabil atât la scară mică (nivel de echipa) cât și general (nivel de companie).
Nu te împiedica în birocrație, acționează agil!
Mulțumim Gi Group pentru articol Suntem împreună în aceste momente dificile.
